Binnen het bedrijf gaat de grafische afdeling kijken wat de mogelijkheden zijn en bezoeken de klant.
Het idee wordt doorgesproken en de afspraken worden vast gelegd. Eenmaal terug op kantoor wordt er
een email naar de klant gestuurd met wat er besproken is.
De collega's gaan aan de slag om ontwerpen te maken. Deze mailen ze eerst naar elkaar om te kijken of ze goed zijn en daarna naar de klant zodat deze een keuze kan maken.
De klant mailt terug met het verzoek of er nog een andere
uitvoeringen gemaakt kunnen worden met de tekst wat groter andere kleuren en afbeeldingen. De collega's gaan weer samen aan de slag, overleggen onderling en sturen mails naar elkaar om te laten zien wat ze hebben gemaakt. Uit eindelijk zijn de collega's er uit en sturen weer een mail naar de klant met de vraag of het er zo goed uit ziet en of het naar de drukker kan.
Ondertussen hebben de collega's van elkaar al 12 e-mails met hierin verschillende versies van de ansichtkaart. Ook de klant heeft een aantal verschillende exemplaren en stuurt terug dat de 3de, 4de en en 7de versie van de ansichtkaarten door mogen naar de productie met een oplage van 150 stuks per ansichtkaart.De collega's zoeken terug in de mail welke exemplaren de 3de, 4de en 7de ook al weer zijn, vragen naar de oplagen en versturen de voorbeelden naar de drukker.
In bovenstaande voorbeeld is er spraken van een e-mailconversatie tussen 3 personen, de 2 collega's en de klant. De afspraken en de verschillende versies van de ansichtkaart staan in ongeveer 21 verschillende e-mailtjes. Om dit project tot een goed einde te brengen en te zorgen dat de klant tevreden is worden de e-mails goed doorgelezen, uitgeprint en gearriveerd.
Situatie met het gebruik van Cloud Computing
Een klant wil en Sale actie waarbij een ansicht kaart gemaakt wordt.
Binnen het bedrijf gaat de grafische afdeling kijken wat de mogelijkheden zijn en bezoeken de klant. Het
idee wordt doorgesproken en de afspraken worden meteen vast gelegd in document1 die gedeeld is met
de collega en de klant.
De collega's gaan aan de slag om ontwerpen te maken. Een van de collega's opent document2 en deelt deze met de andere collega. Hierin plaatsen zij beide afbeeldingen van de gemaakte ansichtkaarten. In de chat wordt er overlegt welke goed zijn en in document1 geplaatst kunnen worden. Ze plaatsen de afbeeldingen in document1 en sturen de klant een e-mail met het verzoek mee te kijken in document1 om de ansichtkaarten te bekijken en commentaar te geven.
De klant plaatst in het document commentaar bij de afbeeldingen, met het verzoek of er nog een andere uitvoeringen gemaakt kunnen worden met de tekst wat groter andere kleuren en afbeeldingen. De collega's gaan weer samen aan de slag, overleggen onderling en plaatsen in document2 de nieuwe afbeeldingen van de ansichtkaarten. Uit eindelijk zijn de collega's er uit en sturen een e-mail naar de klant met de vraag om in document1 mee te kijken en te kiezen welke ansichtkaart(en) naar de kunnen en in welke oplage.
Ondertussen hebben de collega's 2 documenten, document1 die gedeeld is met de klant en document2 voor intern overleg. Naar de klant zijn 2 e-mails verstuurd om te kijken in document1 en heeft geen verschillende versies van de ansichtkaarten in de mail.
De klant plaatst bij de 3de, 4de en en 7de versie van de ansichtkaarten commentaar met dat deze door mogen naar de drukker met een oplage van 150 stuks per ansichtkaart. De bestanden van de ansichtkaarten worden in de Cloud gezet en de links daarvan geplaatst in een e-mail naar de drukker met een vermelding van de oplage.
In bovenstaande voorbeeld is er spraken van overleg tussen 3 personen. Er zijn 3 e-mails verstuurd en 2 documenten aangemaakt. Om dit project tot een goed einde te brengen wordt document1 nog een keer goed doorgelezen om te kijken of alles compleet is en waar nodig aangevuld en het is gearriveerd in de cloud.
